Mötets dramaturgi

På teatern och i filmens värld är man väl bekant med dramaturgins kraft för att publiken ska bli fångad i handlingen och engagerad i det som sker.

Också möten behöver dramaturgi för att bli bra men ofta brister kunskapen om hur den kan användas. Kanske för att det kan vara svårt att sätta fingret på vad mer som behövs annat än att boka en lokal. Kunskap om dramaturgins nycklar är det som gör skillnad och skapar värde.

Oavsett storlek kan ett möte sägas bestå av 8 olika delar som behöver hänga ihop. I rollen som mötesarkitekt ligger fokus på att arbeta med de fyra första. Dessa skapar ett fundament och förutsättningar för att produktion och genomförande av mötet flyter smidigt. Den sista delen, uppföljning och utvärdering, är ovärderliga för att ta tillvara lärande och utveckla sina framtida möten.

Mötets 8 byggstenar

Bakgrund och Intention

Att formge ett möte börjar med att klargöra dess intention. En rad frågor behöver svar såsom bakgrunden till varför mötet ska äga rum och vilken som är mötets intention? Utan riktning är det lätt att hamna snett. Vilka ska delta och hur ser deras behov, frågor och förväntningar ut? Hur ser din målsättning ut kopplat till övergripande affärsmål? Redan här utformar vi sättet att följa upp gästernas deltagande och utvärderingen av mötet.

Innehåll

Det kan tyckas självklart vad internkonferensen eller mötet med återförsäljarna ska handla om men ofta framkommer helt andra ämnen än de tänkta som behöver ta plats på agendan för att mötet ska bli relevant och givande för åhörarna. Detta såväl mot bakgrund av deras behov och förväntningar som vad som krävs för att affärsmål ska kunna nås.

Format

Nästa steg är att ge mötet dess format och utforma agendan. Mängder av sätt finns att använda dramaturgi och bygga engagemang genom dialog, reflektion och övningar. Inspiration kan hämtas från uråldriga indianska mötesformer, den senaste tekniken eller hur kunskap om hur barn bäst tar till sig nya saker.

Aktörer

Visst är det många gånger självklart och helt rätt att VD ger sin syn på t ex. året som gick men ibland är det mer väderfullt om kunder, medarbetare eller rent av f.d. kunder delar med sig av sina erfarenheter, ger perspektiv och ställer skarpa frågor. Här diskuterar vi vilka personer, både externa och interna, som bör ha nyckelroller i mötet.

Kommunikation

Hur ska kommunikationen kring mötet läggas upp är frågan som besvaras här.
Ska gästerna få en elektronisk inbjudan eller i kuvert på posten? Ska gästerna få bidra till mötets innehåll redan innan de kommit på plats? På vilket sätt kan vi kommunicera med deltagarna under mötet och hur ska det utvärderas när det väl är över. Några de frågor som behöver besvaras.

Produktion

”The devil is in the detail” sade någon. För mig det är sant... Duktiga specialister på t ex. teknik, scenografi, mat och logistik borgar för kvalitét i genomförandet. Det oavsett om produktionen leds av interna resurser, skickliga frilansare eller av en erfaren eventbyrå.

Genomförandet

Med ett noggrant förarbete kan du som kund slappna av och själv uppleva mötet under tiden professionell mötesledning ser till att allt flyter enligt plan.

Uppföljning och utvärdering

Hur följer du upp deltagarna efter mötet? På vilket sätt tas insikterna och energin i mötet tillvara för att leva vidare i vardagen? Varje möte är ett lärande såväl för deltagare som för dem som arbetar med mötets utformning och genomförande. Utvärdera såväl förarbetet som genomförandet för att ta tillvara värdefulla lärdomar.

  • ”Minst ett snäpp över dina vildaste förväntningar och alltid två snäpp bättre än vad Du bad om. Med samma höjd i idéer, mötesplatser och programkoncept som djup i kontrollen av ett-öringarna i budgeten och sekunderna i mötesschemat.
    Om Du letar efter en partner som har integritet i sin uppfattning; kreativitet i sina förslag och lojalitet under hela genomförandet - då har Du kommit rätt. Det är inspirerande, det är utmanande och det är givande.
    Reklambyrånätverket Lowe genomförde med Lowe Brindfors i Stockholm som värd sin viktigaste och i särklass mest lyckade management-konferens med Palmstierna & Co under en fantastisk höstvecka i Stockholm.
    120 deltagare representerande 60 nationaliteter svetsades samman på ett sätt vi inte trodde var möjligt och som innebar starten på en resa där vi 18 månader senare valdes av den globala bransch-tidningen AdAge till ’the come-back network of the year’.”

    Björn Larsson - former Chairman & CEO, Lowe Brindfors