Mötets dramaturgi

På teatern och i filmens värld är man väl bekant med dramaturgins kraft för att publiken ska bli fångad i handlingen och engagerad i det som sker.

Också möten behöver dramaturgi för att bli bra men ofta brister kunskapen om hur den kan användas. Kanske för att det kan vara svårt att veta vad mer som behövs annat än att boka en lokal och se till att folk kommer. Ett möte är behöver mer än så för att bli till!

Oavsett storlek kan ett möte sägas bestå av 8 olika delar som behöver hänga ihop. De fyra första bygger fundament och förutsättningar för att produktion och genomförande av mötet flyter smidigt. Den sista delen, uppföljning och utvärdering, är ovärderlig för att ta tillvara lärdomar och kunna utveckla framtida möten.

Det är en förmån att få bidra till engagemang, växande och att vi bättre tar tillvara den tyngsta valutan vi har - tid.

Mötets 8 byggstenar

1. Intention

Att formge ett möte börjar med att klargöra dess intention. Utan riktning är det lätt att hamna snett.
En rad frågor behöver svar såsom bakgrunden till varför mötet ska äga rum? Vilka ska delta och hur ser deras behov, frågor och förväntningar ut? Vad ska gästerna uppleva, känna och hur ser målsättningen ut kopplat till övergripande affärsmål? Redan här utformar vi sättet att följa upp gästernas deltagande och utvärderingen av mötet.

2. Innehåll

Det kan tyckas självklart vad internkonferensen eller mötet med återförsäljarna ska handla om men ofta framkommer helt andra ämnen än de tänkta som behöver ta plats på agendan för att mötet ska bli relevant och givande för åhörarna. Detta såväl mot bakgrund av deras behov och förväntningar som vad som krävs för att affärsmål ska kunna nås.

3. Format

Nästa steg är att ge mötet dess format och utforma agendan. Mängder av sätt finns att använda dramaturgi och bygga engagemang genom dialog, reflektion och övningar. Inspiration kan hämtas från uråldriga indianska mötesformer, den senaste tekniken eller hur kunskap om hur barn bäst tar till sig nya saker.

4. Aktörer

Visst är det många gånger självklart och helt rätt att VD ger sin syn på t ex. året som gått men ibland är det mer värdefullt att kunder, medarbetare eller rent av f.d. kunder delar med sig av sina erfarenheter, ger perspektiv och ställer skarpa frågor. Här diskuterar vi vilka personer, både externa och interna, som bör ha nyckelroller i mötet.

5. Kommunikation

Hur ska kommunikationen kring mötet läggas upp är frågan som besvaras här.
Ska gästerna få en elektronisk inbjudan eller ett kuvert med snigelpost eller rent av bud? Kanske ska gästerna ges möjlighet att bidra till mötets innehåll redan innan de kommit på plats? På vilket sätt kan vi kommunicera med deltagarna under mötet och hur ska det utvärderas när det väl är över. Exempel på frågor som besvaras här

6. Produktion

”The devil is in the detail” sade någon. För mig det är sant... Duktiga specialister på t ex. teknik, scenografi, mat och logistik borgar för kvalitét i genomförandet. Det oavsett om produktionen leds av interna resurser, skickliga frilansare eller av en erfaren eventbyrå.

7. Genomförande

Med ett noggrant förarbete kan du som kund slappna av och själv uppleva mötet under tiden professionell mötesledning ser till att allt flyter enligt plan.

8. Uppföljning & Utvärdering

Hur följer vi upp deltagarna efter mötet? På vilket sätt tas insikterna och energin i mötet tillvara för att leva vidare i vardagen? Varje möte är ett lärande såväl för deltagare som för dem som arbetar med mötets utformning och genomförande. Utvärdera såväl förarbetet som genomförandet för att ta tillvara värdefulla lärdomar.